Когда заводят личное дело на работника и какие документы оно включает?
Автобиография, порядок оформления. Какие обязательные реквизиты должна содержать автобиография? Можно ли вместо автобиографии включать в личное дело резюме?
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет. Личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
В личном деле документы группируются в такой последовательности:
· внутренняя опись документов личного дела;
· личный листок по учету кадров;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· автобиография;
· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
· заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа о приеме на работу.
При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:
· декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);
· обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций);
· контракт (для государственных служащих), анкета;
· копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
· договор о материальной ответственности и др.
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики, списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении; копии приказов о переводе, увольнении, присвоении классов, разрядов и т.д.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Она составляется работником собственноручно, разборчиво в произвольной форме от первого лица без исправлений и помарок на листе бумаги формата А4.
В автобиографии обязательно указываются следующие сведения: - фамилия, имя, отчество (если изменялись, то указать прежние);
дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.);
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
специальность по образованию;
трудовая деятельность (периоды работы, места работы, должности, место работы в настоящее время, занимаемая должность);
информация об общественной работе;
отношение к воинской службе и воинское звание (когда и в качестве кого работник проходил службу);
наличие правительственных и других наград;
данные о семейном положении, совместно проживающих родственниках.
Автобиография подписывается составителем и датируется. Она не заверяется подписями должностных лиц и печатями.
По форме и содержанию резюме отчасти схоже с автобиографией, оно пишется в свободной форме.
Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 не требуется составление резюме, а автобиография обязательна для включения в личное дело. В связи с этим, в личное дело вместо автобиографии не следует включать резюме.