Time-менеджмент как мероприятие по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя
“Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”
П. Друкер
Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система “Тайм Менеджер”, имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании. В “Тайм Менеджере” все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить “Тайм Менеджер” к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта “Тайм Менеджера”: стандартный, специальный и “руководитель”. Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность “Тайм Менеджера”, специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д. [45].
В Россию тайм-менеджмент пришел во второй половине 1990-х годов. Среди отечественных экспертов, которые начали исследовать вопросы оптимизации рабочего времени, можно назвать Глеба Архангельского, Юрия Васильченко и Сергея Калинина. В целом же российский подход к тайм-менеджменту во многом схож с западным учением. В каждой из этих методик главным является сосредоточение усилий на действиях, которые приносят предприятию максимальную прибыль [46].
Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если руководителю не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга, можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.