Рекомендации по устранению выявленных причин в ходе анализа рабочего времени руководителем ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.
1. Виды помех: Нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами на 5%).
Возможные причины потерь времени:
ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;
отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;
отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;
игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.
Меры по устранению потери времени:
выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;
ведение предварительного планирования рабочего дня;
ведение дневника рабочего времени;
изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.
2. Виды помех: Работа в условия кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, повторная подготовка решений и т.д.
Возможные причины потерь времени:
нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работ;
ориентация на проблему;
сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами (подчиненными);
неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющей процесс работы;
недостаточное количество необходимой оргтехники на рабочем месте.
Меры по устранению потерь времени:
- реалистичное планирование затрат рабочего времени;
ориентация на имеющиеся возможности;
делегирование полномочий;
проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест;
- закупка дополнительных единиц оргтехники.
. Виды помех: Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.
Возможные причины потерь времени:
отсутствие планирования;
перенесение важных дел на более поздний срок;
стремление пообщаться с коллегами, из-за отзывчивости;
субординации между руководителем и подчиненными;
отсутствие самодисциплины;
прерывание работы телефонными звонками.
Меры по устранению потерь времени:
ставить цели и стремится к их достижению;
расстановка приоритетов работ;
самодисциплина;
формализация отношений с коллегами и подчиненными.
. Виды затрат: Транспортные затраты времени
Возможные причины потерь времени:
неверный расчет затрат времени на служебные разъезды;
сбои в работе общественного транспорта.
Меры по устранению потерь времени:
заранее продумывать маршрут.