Понятие электронного документа, его особенности
Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами
Такую возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.
А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это выделение убрать. При этом следов на документе не останется.
Возможность сделать копию документа
На бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке копии могут быть получены с помощью фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа получают путём сканирования.
В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени получения копии значительно меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.
Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)
С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние.
Утомляемость же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв в работе.
Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации
Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий не требуется.
Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.
Информационная безопасность и защита информации
Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.
Для электронных документов эта задача решается путём использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.
Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком
Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.