Основные проблемы электронного документооборота
Рассмотрим ещё одну не менее важную проблему. Я согласна с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о серьёзном электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической и иной силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт практически нулевой. Но тем не менее в последние годы были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:
Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);
Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);
Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).
Системы СЭД только начинают использоваться для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. Возникают другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение длительных периодов времени.
Некоторые СЭД вообще не предусматривают архивного хранения электронных документов, другие же настроены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.
Традиционные системы управления базами данных не годятся для хранения электронных документов, так как они ориентированы на работу с отдельные данными, а не документами.
Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их прочесть.
Обеспечение сохранности электронных документов - комплекс мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, которые исключали бы утрату электронных носителей и обеспечивали поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.
При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько возможных вариантов решения данной проблемы:
миграция - своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»)
эмуляция программной среды. Такой подход базируется на критерии «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;
инкапсуляция - включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.
Ещё одной проблемой, требующей внимания, является проблема внедрения электронного документооборота в организацию.
Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.
Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту - недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.
Ещё одним препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.