Анализ использования рабочего времени руководителя ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»
Для обеспечения возможности анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы по формуле 1 [5 с. 62]. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду работ, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 1.
Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.
Полученные таким образом данные были занесены в таблицу 4 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя».
В таблице 4, используются плановые затраты времени, которые заполнялись на основании электронной программы Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени - период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть - период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть - период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план. Фактические затраты времени - это удельный вес каждого вида затрат за две недели (Приложение 5).
Таблица 4 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя
|
Наименование работ (перечень элементов затрат) |
Плановые затраты времени (Outlook Express),% |
Фактические затраты времени, % |
Изменения |
|
Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам |
2 |
4,4 |
2,4 |
|
Оперативное совещание с менеджерами |
2 |
1,7 |
-0,3 |
|
Телефонные разговоры с клиентами |
4 |
5,8 |
1,8 |
|
Другие деловые телефонные разговоры |
4 |
5,3 |
1,3 |
|
Участие в разработке мотивационных схем |
1 |
1,4 |
0,4 |
|
Разбор конфликтов с клиентами офиса |
- |
2 |
2 |
|
Определение потребности в обучении |
1 |
0,6 |
-0,4 |
|
Нерегламентированные перерывы |
- |
3,6 |
3,6 |
|
Регламентированные перерывы |
8 |
11,1 |
3,1 |
|
Контроль за заключением договоров |
3 |
4,4 |
1,4 |
|
Подготовка отчетов |
4 |
3,3 |
-0,7 |
|
Анализ дебиторской задолженности |
1 |
1,1 |
0,1 |
|
Прием посетителей по деловым вопросам |
- |
2,5 |
2,5 |
|
Служебные разъезды |
7 |
6,7 |
-0,3 |
|
Проведение мониторинга рынка труда |
1 |
1,7 |
0,7 |
|
Организация корпоративных мероприятий |
4 |
5 |
1 |
|
Проведение собеседований |
1 |
2,8 |
1,8 |
|
Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента |
4 |
5,6 |
1,6 |
|
Обход помещений офиса (рабочих мест) |
2 |
3,1 |
1,1 |
|
Работа над закрытием вакансии |
5 |
16,7 |
11,7 |
|
Проведение собеседований с кандидатами |
2 |
7 |
5 |
|
Составление плана по приходам |
1 |
1,7 |
0,7 |
|
Наведение порядка на рабочем месте |
1 |
2,8 |
1,8 |
|
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: |
17,5% |
- |
-17,5% |
|
Резерв на управленческую деятельность: |
17,5% |
- |
-17,5% |
|
Итого: |
100% |
100% |
0 |