Организация процессов коммуникации
Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче - надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех - составительская небрежность.
Количество ошибок, описок тем больше, чем больше объем, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок.
Структурные помехи. Источником этих помех является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.
Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписывающего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.
Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Таким образом, подобные письма занимают несколько страниц. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему.
Грамматические помехи. Орфография и пунктуация должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Вместе с тем, при подготовке служебных документов допускаются отклонения от общелитературных норм языка, что допустимо только в отдельных видах документов.
Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек.
Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Допускаются ошибки при написании сокращенных наименований. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.
Семантические помехи. Основное количество помех в служебных документах относится к группе семантических. Семантические помехи можно квалифицировать следующим образом:
. неправильное использование слов и терминов:
а) недостаточная грамотность некоторых адресатов. Например: « . отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 грн»;
б) неправильное использование общепринятых терминов. Например:« . частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению» (ошибка - «свидетели» вместо «образцы-свидетели»);
в) стремление придать словам большую значимость приводит к разнообразным стилистическим ошибкам. Например: « . приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов».
г) употребление отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Например: недополучение, недовыполнение, недоперевыполнение. Из приказа:« . за допущенные грубые ошибки ииигнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение исполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности».
. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов:
а) употребление слов-эквивалентов, например: « . срок выполнения может быть пролонгирован» (продлен), репрезентовать (представить);
б) искажение смысла слова. Например: « . эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы» (средства);
в) неправильное употребление иноязычной лексики ведет к тавтологии. Например: « .форсировать строительство ускоренными темпами», форсировать - и так означает - вести ускоренными темпами;
. Употребление оборотов, содержащих лишние слова. Например: абсолютно новый - новый; необходимо иметь - необходимо; собранные вместе - собранные.
. Неправильное использование предлогов:
а) не различаются случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты выпуска 2003 г.»;
б) неправильное использование предлога «о». Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы; Дирекция приняла меры об организации работы на местах».
. Неправильное согласование в падеже;
. Неоправданное сокращение слов;
. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.
. Помехи, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
. Стилистические помехи. Среди этих помех особенно распространенными являются: